Use a Matriz GUT para ter mais tempo

O que é?

A Matriz GUT é uma ferramenta que auxilia na priorização de resolução de problemas (por isso é também conhecida como Matriz de Prioridades). Além da resolução de problemas a matriz GUT é utilizada em situações como estratégias, desenvolvimento de projetos, tomadas de decisão e etc.

• Gravidade (G): trata do impacto que o problema gerará nos envolvidos, podendo ser os colaboradores, os processos, tarefas, resultados da empresa etc. A análise é feita nos efeitos que o problema, caso não seja resolvido, acarretará em médio e longo prazo.

• Urgência (U): é o prazo, ou o tempo disponível para a resolução do problema. Aqui não tem segredo: quanto menor o tempo, mais urgente será o problema que deverá ser resolvido. O recomendado é fazer a pergunta: Isso pode esperar?

• Tendência (T): trata da probabilidade (ou do potencial) que o problema tem de crescer com o passar do tempo. Aqui é feita uma previsão da evolução do problema. A pergunta a ser feita é: Se eu não resolver isso hoje, o problema vai piorar aos poucos ou bruscamente?

Como funciona?

Os fatores trabalhados com a Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) são pontuados de 1 a 5, sendo que:

A combinação dessas pontuações definirá quais ações serão prioritárias. Essa combinação é feita com um cálculo de multiplicação dos três fatores (G) x (U) x (T). Portanto, o resultado com maior pontuação no Método GUT será o de 125 pontos e o menor, 1.

Como montar uma matriz GUT?

Eu recomendo o uso de planilhas no Excel, mas você pode fazer isso com papel e lápis também.

• Passo 1 – Liste seus problemas

• Passo 2 – Classifique seus problemas para cada uma das 3 variáveis (Gravidade, Urgência e Tendência)

• Passo 3 – Faça o ranking dos seus principais problemas (multiplicando as 3 notas)

• Passo 4 – Analise onde estão seus pontos fracos (ranking principais problemas)

• Passo 5 – Elabore planos de ação com prazos e responsáveis para solucionar ou diminuir os problemas

Um exemplo de uma matriz GUT

Vamos supor que os teus problemas sejam 3: Orçamento anual não aprovado, planilha orçamentária ineficiente e falta de controle do fluxo de caixa. Você não sabe por onde começar, qual a prioridade. Então, coloque os problemas numa coluna e G U T nas demais colunas. Agora atribua as notas na sua avaliação, de acordo com o que eu expliquei que é Gravidade, Urgência e Tendência. Por fim, multiplique os valores das colunas G U T em uma coluna final GxUxT. Agora você tem um ranking de prioridades.

Agora que você já sabe o que é essencial pode pensar em planos de ação com prazos. Assim conseguimos identificar os problemas, fazer a classificação deles e definir prioridades com ações tangíveis para resolver.

Para usar a planilha excel on-line é só clicar: Planilha Google Docs.

Para baixar a planilha excel e editar no computador é só clicar: Download.